Este trabalho investiga o processo de registro de informações acadêmicas na Universidade do Estado da Bahia (UNEB), com foco na identificação da ocorrência de inconsistências em alguns registros e nos possíveis reflexos provocados pela ausência de dados acadêmicos confiáveis para a Instituição. A Secretaria Geral de Cursos da UNEB é responsável por sistematizar, gerenciar, monitorar, controlar e avaliar os registros acadêmicos dos cursos de graduação e pós-graduação, no entanto, a gestão de uma estrutura acadêmica diversa, com vários campi e unidades, apresenta desafios na manutenção de dados consistentes e confiáveis. Registros acadêmicos inconsistentes podem dificultar a tomada de decisões, o acesso a informações precisas sobre a situação acadêmica dos estudantes além de poder prejudicar o cumprimento de requisitos governamentais definidos pela legislação. Alcançar a consistência dos registros acadêmicos é crucial para uma gestão universitária eficaz. Esta pesquisa propõe o desenvolvimento de mecanismos para orientar os usuários responsáveis pela inserção de dados acadêmicos no sistema, a fim de mitigar o surgimento dessas inconsistências. Um dos mecanismos propostos é o desenvolvimento de uma cartilha, que seja capaz de fornecer orientações sobre os procedimentos de registro de dados acadêmicos. O resultado esperado da implementação desse mecanismo é a diminuição do surgimento de inconsistências nos dados acadêmicos.